به منظور مبارزه با پول شویی و جلوگیری از تامین مالی تروریسم و نیز فراهم آوردن تمهیدات لازم برای اجرای قانون مبارزه با پول شویی (مصوب دوم بهمن ماه سال 1386 مجلس شورای اسلامی) و نیز آئین نامه اجرائی قانون مبارزه با پول شویی موضوع تصویب نامه شماره 181434/ت 43182 ک مورخ 14/09/1388 وزیران عضو کارگروه تصویب آئین نامه های مربوط به قانون مبارزه با پول شویی، " دستورالعمل اجرایی مبارزه با پول شویی در شرکتهای تجاری و موسسات غیرتجاری" به شرح زیر ابلاغ می شود:

فصل اول: تعاریف

ماده 1: در این دستور العمل اصطلاحات و عبارات به کار رفته به شرح زیر تعریف می شود:

1_1_ قانون: قانون مبارزه با پول شویی مصوب 02/11/1386

1_2_ آئین نامه: آئین نامه اجرایی قانون مبارزه با پول شویی مصوب 14/09/1388 و اصلاحات بعدی آن.

1_3_ شورا: شورای عالی مبارزه با پول شویی.

1_4_ شرکت: شرکتهای تجاری موضوع قانون تجارت و موسسات غیر تجاری اعم از آموزشی ،پژوهشی، فرهنگی،خیریه، غیر دولتی و ...

1_5_ خدمات پایه: خدماتی که طبق مقررات، پیش نیاز و لازمه ارایه سایر خدمات می باشد. و ارایه آن به ارباب رجوع موجب میشود تا وی بتواند برای اخذ خدمات مکرر و متمادی به شرکت مراجعه کند.

تبصره: خدمت پایه در این دستور العمل صرفا به خدماتی اطلاق می شود که منجر به مراودات پولی و مالی شود.

1_6_ واحد اطلاعات مالی: واحدی ملی، متمرکز و مستقل که مسئولیت دریافت، تجزیه و تحلیل و ارجاع گزارش های معاملات مشکوک به مراجع ذی ربط را بر عهده دارد.

1_7_ارباب رجوع: هر شخصی حقیقی و یا حقوقی (اعم از اصیل، وکیل یا نماینده قانونی) که برای دریافت خدمات موضوع فعالیت شرکت، به آن مراجعه می نماید.

1_8_پرونده اطلاعات رباب رجوع: اطلاعات در مورد ارباب رجوع که هنگام شناسایی و در حین فعالیت وی توسط شرکت جمع آوری یا تکمیل می شود.

1_9_شناسایی ارباب رجوع: شناخت و تایید هویت ارباب رجوع با استفاده از منابع اطلاعاتی، مستندات و داده های مستقل، معتبر و قابل اتکا. شناسایی ارباب رجوع به دو گروه از اقدامات شامل "شناسایی اولیه" و "شناسایی کامل" تقسیم می شود.

1_9_1_شناسایی اولیه: تطبیق و ثبت مشخصات اظهار شده توسط ارباب رجوع با مدارک شناسایی و در صورت اقدام توسط نماینده یا وکیل، علاوه بر ثبت مشخصات وکیل یا نماینده، ثبت مشخصات اصیل.

1_9_2_شناسایی کامل: شناسایی دقیق ارباب رجوع به هنگام ارایه خدمات پایه به شرح مذکور در این دستورالعمل.

1_10_اشخاص مظنون: کلیه اشخاصی که اسامی و مشخصات آنها به جهت ظن به ارتباط با فعالیتهای پول شویی و تامین مالی تروریسم (افراد سود جو) از سوی واحد اطلاعات مالی تعیین و به شرکت اعلام می شود.

1_11_سقف مقرر: مبلغ 150.000.000 ریال.

1_12_نشانی پست الکترونیک: صندوق پست مبتنی بر فضای مجازی است که شرکت پست جمهوری اسلامی ایران به تمامی اشخاص حقیقی و حقوقی بر اساس شماره ملی و شناسه ملی اعطا مینماید.

1_13_معاملات و عملیات مشکوک: معاملات و عملیاتی که اشخاص با در دست داشتن اطلاعات و یا قراین و شواهد منطقی ظن پیدا کنند که این معاملات و عملیات به منظور پول شویی و یا تامین مالی تروریسم (افراد سود جو) انجام می شود.

فصل دوم: شناسایی ارباب رجوع

ماده 2: تمامی "شرکتها" موظفند هنگام انجام هر گونه معامله، عملیات و ارئه خدمات که منجر به عملیات پولی و مالی می شود نسبت به شناسایی اولیه ارباب رجوع به شرح ذیل اقدام نموده و و مدارک آن را در پرونده اطلاعات ارباب رجوع و سیستم های اطلاعاتی خود ثبت نماید.

ماده 3: شناسایی اولیه شخص حقیقی ایرانی بر اساس شماره ملی و کد پستی مندرج در پشت کارت ملی، شناسایی اولیه اشخاص خارجی بر اساس شماره فراگیر اشخاص خارجی و شناسایی اولیه شخص حقوقی بر اساس شناسه ملی و کد پستی اقامتگاه قانونی شخص حقوقی (مذکور در آئین نامه الزام استفاده از شناسه ملی اشخاص حقوقی) صورت میگیرد. شرکت موظف است اطلاعات اخذ شده را در فاکتورها و قراردادها نیز درج نماید.

ماده 4: لازم است شرکتهایی که اقدام به ارائه خدمات پایه مینمایند علاوه بر شناسایی اولیه نسبت به شناسایی کامل ارباب رجوع نیز اقدام نمایند.برای شناسایی کامل ارباب رجوع، شرکت موظف است اسناد و مستندات دال بر تائید هویت واقعی شخصیت حقیقی و یا حقوقی و همچنین سهامداران بالای 5 درصد و اعضای هیات مدیره شخص حقوقی ( و یا ارکان مشابه) را از وی اخذ نماید.

ماده5: اطلاعات و مدارک یاد شده در ماده فوق باید در صورت امکان حسب مورد از پایگاه های اطلاعاتی ذیربط استعلام و نسبت به صحت اسناد و اطلاعات ارائه شده اطمینان حاصل گردد. لازم است پس از استعلام تصویر مدارک معتبر که توسط کارمند مربوطه تایید گردیده در پرونده اطلاعات ارباب رجوع نگهداری شود.

ماده 6: شرکت مسئول شناسایی ارباب رجوع می باشد و فروش کالا و ارائه خدمات به وی به منزله انجام فرایند شناسایی توسط شرکت میباشد. در صورت عدم انجام اقدامات فوق، مسئولیت هر اقدامی به عهده شرکت خواهد بود.

ماده 7: در صورتی که شرکت به دلایلی همچون عدم همکاری ارباب رجوع نتواند اطلاعات لازم را برای شناسایی وی به دست آورد و یا ارباب رجوع اقدام به ارائه اطلاعات غیر واقعی نماید و یا مظنون به عملیات پولشوئی باشد، شرکت موظف است گزارش این اقدام را در اسرع وقت از طریق شماره 55580012 یا پست الکترونیکی به نشانی info@iranaml.com به واحد اطلاعات مالی اعلام نماید.

ماده 8: شرکتها موظفند در تمامی فرم ها، فاکتورها، قراردادها و همچنین نرم افزارها، بانکها و سیستم های اطلاعاتی که عملیات پولی و مالی در آن ثبت می شود، محل مناسب برای درج یکی از شماره های شناسایی معتبر (حسب مورد شماره ملی، شناسه ملی و یا شماره فراگیر اشخاص خارجی) و کد پستی را پیش بینی نمایند و این مشخصات را به طور کامل و دقیق دریافت و با مدارک شناسایی معتبر تطبیق دهند و امکان جستجو بر اساس شماره های مذکور در نرم افزارها را فراهم نمایند.

ماده 9: ارائه خدمات پایه به اشخاص زیر ممنوع است و در صورت ارائه خدمات قبل از ابلاغ این دستورالعمل ، شرکتها موظفند فروش کالا و ارائه خدمات به آنان را متوقف نمایند:

1. در صورتیکه ارباب رجوع از ارائه اطلاعات و مدارک موضوع این دستورالعمل خوداری نمایند.

2. در صورتیکه نماینده ارباب رجوع فاقد مدارک و اسناد قانونی دال بر نمایندگی باشد.

3. در صورتیکه شرکتها راسا و یا از طریق مراجع ذی صلاح احراز نمایند که اطلاعات ارائه شده توسط ارباب رجوع خلاف واقع است.

4. اشخاص ایرانی فاقد شناسه یا شماره ملی.

فصل سوم: ساختار مورد نیاز و نحوه گزارش دهی

ماده 10: شرکتها موظفند به منظور ارتباط با واحد اطلاعات مالی و اجرایی برنامه های مبارزه با پول شویی نسبت به تعیین شخص یا واحد مبارزه با پول شویی اقدام نمایند.

تبصره: در صورت عدم تعیین مسئول ، بالاترین مقام اجرائی(مدیر عامل و ...) مسئول مبارزه با پول شویی خواهد بود.

ماده11: مسئول مبارزه با پول شویی که توسط شرکت رسما به واحد اطلاعات مالی معرفی شده است در خصوص معاملات و عملیات مشکوک وظایف و مسئولیتهایی بر عهده دارد که شامل موارد زیر می باشد:

الف. آموزش کارکنان شرکت.

ب. اطمینان از حسن اجرای رویه های کشف موارد مشکوک.

ج.نظارت بر استقرار سیستم های کنترل داخلی و اجرای صحیح آن.

د. بررسی، ارزیابی و در صورت نیاز بازبینی فرآیندهای شناسایی و اطمینان از قابل اتکاء بودن این فرآیندها.

ه. ارسال معاملات و عملیات مشکوک به واحد اطلاعات مالی.

و. پاسخگویی به استعلامات واحد اطلاعات مالی.

ماده 12: واحد حسابرسی داخلی شرکت موظف است بر اساس مفاد قانون و "دستور العمل اجرایی مبارزه با پول شویی توسط حسابرسان"، هرگونه اطلاعات و مستندات دال بر فعالیت پول شویی را در اسرع وقت در اختیار حسابرسان مستقل شرکت قرار دهد.

ماده 13: در جهت اجرای صحیح مفاد این دستورالعمل، لازم است مسئول مبارزه با پول شویی شرکت در حوزه مربوطه از اختیارات و دسترسی های کافی مانند دسترسی به پرونده اطلاعاتی ارباب رجوع، سوابق معاملاتی و مالی آنان برخوردار بوده و در بررسی، اظهار نظر و ارسال گزارش استقلال داشته باشد.

فصل چهارم: گزارشهای الزامی

ماده 14: تمامی کارکنان تحت امر شرکت موظفند در صورت مشاهده معاملات و عملیات مشکوک مراتب را بدون اطلاع ارباب رجوع، به مسئول مبارزه با پول شویی در هر شرکت اطلاع دهند. در صورت اطلاع ارباب رجوع، با متخلف مطابق قانون رفتار خواهد شد.

تبصره1: فهرست معیارهای معاملات و عملیات مشکوک توسط واحد اطلاعات مالی تهیه و به روز میشود.

تبصره 2: تشخیص متصدیان اجرایی در شرکت مبنی بر انجام عملیات و معاملات مشکوک، در درجه نخست اهمیت قرار دارد و معیارهای ارایه شده صرفا بخشی از این معیارها را در بر میگیرد.

ماده 15: لازم است هرگونه دریافت و پرداخت وجه با مبالغ بالا به ویژه بیش از سقف مقرر در معاملات صرفا از طریق حساب بانکی ارباب رجوع (با روشهایی مانند دستگاه POS و حواله های بانکی) انجام شود. در پرداخت وجه بیش از سقف مقرر لازم است وجه به حساب بانکی متعلق به خود ارباب رجوع یا طرف معامله یا قرارداد واریز شود.

ماده 16: شرکتها باید در چارچوب مقرارت مربوط رویه های قابل اتکایی را جهت اقدامات مرتبط با کشف عملیات و معاملات مشکوک و گزارش دهی آن توسط کارکنان خود تدوین و به کلیه کارکنان ابلاغ نمایند.

ماده 17: گزارش معاملات مشکوک و نیز سایر گزارشهایی که شرکت ها موظف به ارسال آن هستند، بیانگر هیچ گونه اتهامی به افراد نبوده و اعلام آن به واحد اطلاعات مالی افشای اسرار شخصی محسوب نمی گردد و در نتیجه هیچ اتهامی از این بابت متوجه گزارش دهندگان مجری این دستور العمل نخواهد بود.

فصل پنجم: نگهداری سوابق و اطلاعات

ماده 18: تمامی شرکت ها موظفند مدارک مربوط به سوابق معاملات و عملیات مالی (اعم از فعال و غیر فعال) و نیز مدارک مربوط به سوابق شناسایی ارباب رجوع هنگام فروش کالا و ارائه خدمات را به صورت فیزیکی و یا سایر روشهای قانونی، حداقل به مدت پنج سال بعد از پایان عملیات نگهداری کنند. هیئت تصفیه شرکت در صورت انحلال نیز موظف به نگهداری اسناد تا پنج سال پس از رویداد مالی هستند.

تبصره 1: سوابق و مدارک موضوع این ماده باید به گونه ای ضبط و نگهداری شود که در صورت درخواست واحد اطلاعات مالی یا سایر مراجع ذیربط ، حداکثر ظرف چهار روز کاری نسخه الکترونیکی اطلاعات و حداکثر ظرف یک ماه اصل اسناد و سوابق ارایه شود. مسئولیت جستجوی و ارائه اسناد با شرکت میباشد.

تبصره 2: اسناد مذکور باید قابلیت بازسازی عملیات یا معاملات مالی ارباب رجوع را در صورت نیاز ایجاد نماید.

تبصره 3: این ماده ناقض سایر مقرراتی که نگهداری اسناد را بیش از مدت یادشده الزامی ساخته است، نیست.

ماده 19: شرکت ها موظفند سیستم های اداری و مالی خود را به گونه ای سامان دهند که تمامی حسابها و پرونده های ارباب رجوع و کارکنان مرتبط بر اساس یکی از شماره های شناسایی یکتا قابل شناسایی و بررسی باشد.

ماده 20: شرکت موظف است در کلیه سربرگها، قراردادها، فاکتورهای فروش، گواهی ها، مجوزها، مدارک صادره، اوراق تبلیغاتی، پروانه، اوراق مالی و حسابداری و ... شناسه ملی (یا کد اقتصادی) و کد پستی خود را درج نمایند.

فصل ششم:آموزش

ماده 21: شرکت باید برنامه های آموزشی مستمری را در مورد چگونگی شناسایی ارباب رجوع برای کارکنان خود تدارک ببینند. این برنامه آموزشی که حداقل شامل موارد زیر است، باید به گونه ی طراحی شود که کارکنان به شناخت کافی و منطقی نسبت به ضرورت، اهمیت و نحوه اجرای سیاست ها و رویه های شناسایی ارباب رجوع دست یابند:

الف) سیاستهای مربوط به پذیرش ارباب رجوع جدید و اسناد اطلاعات مورد نیاز.

ب) نحوه اقدام موثر در صورت بروز مغایرت در اطلاعات و مدارک ارباب رجوع.

فصل هفتم : سایر موارد

ماده 22: هر کدام از شرکتها موظفند با اتخاذ تدابیر و اقدامات لازم از رعایت مقررات مبارزه با پول شویی در شعب و نمایندگی های داخل و خارج از کشور خود (در صورت وجود) اطمینان حاصل نمایند.

ماده 23: هیات مدیره، مدیریت ارشد و یا رده سازمانی معادل آن در شرکت از وجود برنامه های موثر شناسایی ارباب رجوع و پیاده سازی آنها از طریق ایجاد رویه های مناسب اطمینان حاصل کند. این برنامه ها باید امکان نظارت موثر مدیریت بر سیستم ها، کنترلها، تفکیک وظایف و آموزش کارکنان را فراهم آورند. مسئولیت نهایی تصمیمات اخذ شده در این خصوص بر عهده هیات مدیره یا ارکان معادل آن در شرکت است.

ماده 24: ضوابط این دستورالعمل ناقض ضوابط اختصاصی مبارزه با پول شویی اعلامی به موسسات و شرکت های خاص (بانک ها، صرافی ها، بیمه ها و ...) نمی باشد.

این دستورالعمل شامل 24 ماده و 7 تبصره در سیزدهمین جلسه شورای عالی مبارزه با پول شویی مورخ 23/03/1391 به تصویب رسید و از تاریخ ابلاغ ، لازم الاجرا میباشد.